Analisis Kinerja Manajemen

BALANCED SCORECARD PADA PERUSAHAAN

“BUSANA PENGANTIN MUSLIMAH”

-          TREND WATCHING MELALUI ANALISA SWOT BERBASIS BALANCED SCORECARD

Mengawali proses Balanced Scorecard melakukan analisa SWOT dengan berbasis balanced scorecard sehingga didapat sebagai berikut:

	Ancaman	Peluang	Kekuatan	Kelemahan
Keuangan	Inflasi, kenaikan harga (bahan baku,gaji,dll)	Perkembangan ekonomi yang bagus	Keuangan yang sehat	Cashflow yang kurang terkelola
Pelanggan	Kompetitor baru	Munculnya pelanggan baru (banyak yang mengenakan hijab)	Reputasi perusahaan di bidang hijab fashion	Pelayanan yang kurang maksimal (pembuatan gaun memerlukan waktu lama)
Proses Internal	Tidak terkendalinya operasional perusahaan	Adanya upaya untuk perbaikan proses pelayanan dan produksi	Terjaganya prosedur melalui sistem Balanced Scorecard	Dalam menjalankan prosedur di perusahaan masih mengandalkan satu orang
Pembelajaran dan pertumbuhan	Pembajakan karyawan	Munculnya karyawan muda dan terampil	Manajemen yang berpengalaman	Masih adanya karyawan yang kurang terampil

Terdapat kondisi yang mendukung dilakukannya perancangan dan penerapan BSC sebagai suatu sistem manajemen strategis yang sekaligus digunakan sebagai instrumen pengukuran kinerja di perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”

Kondisi Pertama, yang mendukung penerapan BSC adalah perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”  telah memiliki visi dan misi yang jelas dan mudah dipahami serta dituangkan dalam konsep-konsep strategis yang gamblang. Hal ini relatif memudahkan identifikasi sasaran strategis perusahaan dan perancangan model BSC yang sesuai dengan arah strategi perusahaan. Keberhasilan identifikasi strategi perusahaan beserta sasaran-sasarannya akan memudahkan pemilihan berbagai tolok ukur kinerja bisnis yang sesuai untuk perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”.

Kondisi Kedua, kondisi persaingan yang semakin meningkat, mendorong perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” untuk senantiasa merumuskan dan mengevaluasi secara terus menerus strategi usahanya untuk dapat bertahan dan memenangkan persaingan. Untuk dapat mengevaluasi efektivitas strategi usaha pencapaian sasaran-sasaran strategis perusahaan secara tepat, perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” memerlukan suatu instrumen pengukuran kinerja bisnis yang dapat memberikan informasi tentang keberhasilan strategi dan operasi bisnis perusahaan secara komprehensif, bukan hanya dari aspek keuangan, namun juga dari seluruh aspek yang terlibat dan berpengaruh secara signifikan terhadap proses bisnis secara keseluruhan. Karakteristik instrumen pengukuran kinerja seperti ini dapat ditemukan pada konsep BSC.

Dengan kondisi tersebut diatas maka perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” sangat tepat untuk segera menerapkan sistem strategis manajemen berbasis BSC yang dapat digunakan sebagai suatu sistem pengukuran kinerja yang komprehensif dalam melihat kinerja perusahaan dari berbagai sudut pandang yang sangat seimbang.

PENENTUAN VISI DAN MISI SERTA STRATEGI

Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya, perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” telah menyusun perencanaan bisnis dimana di dalamnya diterapkan visi dan  misi perusahaan, yang merupakan pernyataan tujuan jangka panjang perusahaan, termasuk strategi yang akan digunakan untuk berkompetisi.

Visi

Perusahaan yang terpercaya dalam  pengembangan di bidang fashion khususnya HIJAB fashion untuk kalangan muslimah

Misi

Perusahaan yang memberikan pelayanan dan memberikan hasil produk yang inovatif dan berbeda dalam memenuhi kebutuhan pelanggan serta dikelola secara professional

Values

Pernyataan misi diatas telah memperhatikan perspektif secara berimbang:

1.      Keuangan, yang ditransformasikan dengan perusahaan maju

2.      Pelanggan, yang ditransformasikan dengan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

3.      Bisnis internal, yang ditransformasikan dalam pelayanan yang inovatif

4.      Pertumbuhan dan pembelajaran, yang ditransformasikan dengan secara professional. Hal ini menunjukkan perhatian perusahaan pada upaya peningkatan keahlian dan profesionalitas pegawai atau karyawan

PROSES DESIGN BALANCED SCORECARD

Dalam tahap awal perancangan BSC haruslah dibentuk tim kerja yang dipimpin oleh Pimpinan dengan anggota dari berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga seluruh bagian dalam perusahaan terwakili. Tim kerja ini akan didampingi dan bekerja sama dengan Tim dari luar perusahaan yang mengerti dan memahami konsep ini secara baik dan benar. Dalam contoh ini Tim kerja dari dalam perusahaan tidak dibentuk, oleh karenanya rancangan ini nantinya diharapkan dapat menjadi model dasar BSC yang dapat diimplementasikan di perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”.

Proses selanjutnya dari perancangan BSC ini adalah mengevaluasi visi, misi dan strategis yang ada. Apakah masih akan dipertahankan atau dilakukan perubahan sesuai dengan hasil analisis terhadap visi dan misi perusahaan termasuk analisis terhadap strategis yang digunakan. Hal ini akan lebih baik jika didukung oleh suatu penelitian mengenai tren industri oil support base.

PENENTUAN STRATEGI

Tahapan selanjutnya adalah penentuan strategi yang akan digunakan oleh perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” dalam menjalankan usahanya.

Model ini menunjukan dua variabel untuk menentukan strategi perusahaan, yaitu daya tarik industri ( industry attractiveness ) dan kekuatan bisnis perusahaan ( business strength ) dalam penguasaan pangsa pasar yang ada.

Dari hasil analisis ternyata daya tarik industri tinggi, hal ini terbukti dengan banyaknya peminat di perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”, memiliki kekuatan usaha yang kuat dalam penguasaan pangsa pasar. Maka strategi yang dipilih adalah strategi pertumbuhan ( growth strategy ). Pertimbangan lainnya dalam pemilihan strategi ini adalah kesesuaian visi dan misi perusahaan. Dimana untuk dapat mencapai visi dan misi perusahaan seperti tersebut diatas maka perusahaan harus terus berkembang.

PEMILIHAN PERSPEKTIF DAN PENENTUAN SASARAN STRATEGIS

Penentuan persepektif yang akan digunakan untuk menjabarkan strategi ke dalam istilah-istilah operasional ( translating strategy into operational terms ) dilakukan dengan memperhatikan keseimbangan antara aspek keuangan dan non keuangan, aspek masa lalu dan aspek masa depan, serta aspek eksternal dan aspek internal. Untuk itu empat perspektif yang ditawarkan Kaplan dan Norton dalam konsep BSC diterapkan yaitu :

1.      Perspektif Keuangan

2.      Perspektif Pelanggan

3.      Perspektif Internal Bisnis, dan

4.      Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

Proses penentuan sasaran-sasaran strategis perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” adalah :

Ø  Meningkatkan pendapatan melalui proyek konstruksi dan efisiensi.

Ø  Meningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan.

Ø  Meningkatkan jumlah workshop untuk disewakan.

Ø  Mengembangkan teknologi.

Ø  Meningkatkan profesionalisme pegawai, dan

Ø  Meningkatkan pengawasan dan budaya patuh pada aturan.

Perspektif  Keuangan PERUSAHAAN “BUSANA PENGANTIN MUSLIMAH”

Dengan strategi pertumbuhan pendapatan tersebut, maka tolok ukur keuangan yang sebaiknya dijadikan sebagai tolok ukur kinerja bisnis yang utama adalah tolok ukur keuangan. Tolok ukur ini dapat digunakan untuk menilai keberhasilan pencapaian sasaran strategis perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”  dalam hal pendapatannya, yaitu :

a.       Return on Assets ( ROA )

Yaitu persentase laba kotor yang dicapai perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” dibandingkan dengan total aktiva yang dimiliki perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”. Kenaikan atau penurunan ROA dari satu periode akuntansi berikutnya dapat dijadikan ukuran pertumbuhan pendapatan perusahaan. Jika tolok ukur ini dirata-ratakan untuk beberapa periode, akan menghasilkan tingkat pertumbuhan pendapatan rata-rata ( average growth rate )

b.      Net Margin ( Laba setelah Pajak )

Pertumbuhan atau penurunan laba dari periode ke periode juga dapat digunakan untuk mengukur pertumbuhan pendapatan perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”. Jika tolok ukur ini dirata-ratakan untuk beberapa periode, akan menghasilkan tingkat pertumbuhan pendapatan rata-rata ( average growth rate )

c.       Revenue mix ( bauran pendapatan )

Yaitu melihat pendapatan dari berbagai sumber darimana pendapatan tersebut diperoleh. Ukuran ini untuk mengukur kinerja atau profitabilitas berbagai macam produk yang ada dan setiap segmen pelanggan.

Perspektif PELANGGAN PERUSAHAAN “BUSANA PENGANTIN MUSLIMAH” 

Sasaran strategi dalam perspektif pelanggan  meliputi :

1.      Miningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan , dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan  dan juga mempertahankan pelanggan.

2.      Meningkatkan jumlah workshop untuk disewakan. Dengan tujuan untuk meningkatkan jumlah pelanggan  dan pangsa pasar dari perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”.

3.      Kedua sasaran strategis tersebut diatas sejalan dengan strategi pertumbuhan perusahaan dan sasaran strategis berupa meningkatkan pendapatan pada perspektif keuangan.
Dengan demikian, tolok ukur yang tepat untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis dalam perspektif pelanggan  adalah :

·         Tingkat Kepuasan pelanggan  ( pelanggan  satisfaction )


Tolok ukur ini dapat diketahui melalui survey kepada pelanggan  secara periodik. Salah satu metode survey yang dapat digunakan adalah dengan metode servqual. Metode ini merupakan cara untuk mengetahui seberapa besar kesenjangan ( gap ) antara harapan ( expectation ) pelanggan  dan persepsi pelanggan  terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”. Masing-masing item pernyataan dari harapan dan persepsi pelanggan  diberikan nilai ( score ) untuk dapat melihat selisih ( gap ) antara harapan pelanggan dan persepsinya.

·         Penguasaan Pasar ( marker share )


Tolok ukur ini merupakan tolok ukur yang penting karena terkait erat dengan visi perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”. Pangsa pasar dihitung dari besarnya pasar atau jumlah pelanggan  yang berhasil dikuasai perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” dibandingkan dengan total pasar atau jumlah pelanggan  potensial dalam bisnis fashion di Indonesia. Secara singkat peningkatan penguasaan pangsa pasar ini disebabkan oleh dua hal yaitu kemampuan perusahaan untuk mempertahankan pelanggan  lama dan memperoleh pelanggan  baru.

·         Kemampuan untuk mempertahankan pelanggan  lama atau retensi pelanggan  ( pelanggan  retention )

Tolok ukur ini dapat dihitung dari perbandingan antara jumlah pelanggan yang tetap setia dengan perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” untuk suatu periode sebelumnya. Hasilnya dibandingkan dengan standar atau kriteria yang telah ditentukan, untuk menilai apakah perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” dapat mempertahankan pelanggan nya dengan baik atau tidak.

·         Kemampuan memperoleh pelanggan  baru atau akuisisi pelanggan  ( pelanggan  acquisition )


Tolok ukur ini dapat dilihat dari besarnya jumlah pelanggan  baru yang berhasil diperoleh perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” dibandingkan dengan estimasi jumlah pelanggan potensial atau dibandingkan dengan estimasi kemampuan pesaing. Hasilnya dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan sbelumnya.

Perspektif  Proses Bisnis Internal

Perspektif ini memiliki dua sasaran strategis yaitu:

1.      Mengembangkan jasa-jasa baru yang dapat diandalkan, dan

2.      Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi

Sasaran strategis pertama ; berupa pengembangan jasa-jasa baru yang dapat diandalkan untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan  akan inovasi dari produk perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”sehingga pelanggan  lama dapat dipertahankan dan pelanggan  baru dapat diperoleh yang pada akhirnya akan memperbesar pengusaan pangsa pasar, perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” dan meningkatkan nilai bauran pendapatan. Tolok ukur yang tepat untuk mengukur keberhasilan pencapaian strategis ini adalah :

ü  Pendapatan layanan Baru

Tolok ukur ini berguna untuk mengukur tingkat keberhasilan layanan-layanan baru dalam meraih pendapatan selama periode tertentu. Misalnya, dengan menghitung pendapatan yang berasal dari setiap layanan baru ( revenue of new product ) untuk suatu periode tertentu dibandingkan dengan total pendapatan perusahaan “Busana Pengantin Muslimah” dalam periode tersebut. Disamping itu, keadaan layanan baru dapat pula diukur dari kontribusinya dalam meraih pelanggan  atau jumlah pelanggan  lama yang menggunakan atau beralih ke layanan baru tersebut. Misalnya dengan cara menghitung persentase jumlah pelanggan  untuk suatu produk baru dibandingkan total jumlah pelanggan  perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”secara keseluruhan. Makin besar kontribusi yang diberikan suatu produk baru, makin menandakan keandalan produk tersebut untuk meningkatkan pendapatan perusahaan.

ü  Siklus Pelayanan

Tolok ukur ini berguna sebagai dasar untuk menilai responsitivitas dalam mengantisipasi kebutuhan pelanggan  dan tingkat inovasi perusahaan “Busana Pengantin Muslimah”. Semakin cepat siklus pelayanan dihasilkan dapat berarti bahwa perusahaan semakin responsif dan pegawai atau karyawan semakin tinggi tingkat keahliannya.

Sasaran Strategis Kedua ; adalah peningkatan penggunaan teknologi informasi. Hal ini bertujuan untuk memberikan pelayanan yang berkualitas kepada para pelanggan  dan untuk memperlancar bergulirnya proses diseluruh bagian perusahaan. Tolok Ukur yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sasaran strategis ini adalah :

ü  Tingkat Kesalahan Layanan ( service error rate ).

Tolok ukur ini dimaksudkan untuk mengukur seberapa sering pegawai melakukan kesalahan dalam memberikan layanan kepada pelanggan  termasuk tingkat kesalahan pekerjaan lain yang menjadi tugasnya. Untuk melihat kebenaran dari tingkat kesalahan layanan ini bisa dilakukan dengan melakukan audit kualitas layanan ( service quality audit ). Semakin rendah tingkat kesalahan layanan maka tingkat kepuasan pelanggan  akan semakin tinggi.

üWaktu Pelayanan (Service time )

Tolok ukur ini digunakan untuk mengukur kecepatan pelayanan yang dilakukan..

Perspektif  Pembelajaran dan pertumbuhan

Perspektif ini mengacu pada profesionalisme pegawai, dalam hal ini bisa diukur dengan:

1.      Training Index, yaitu jumlah training yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan

2.      Turnover karyawan, yaitu berapa banyak orang yang keluar masuk secara cepat dalam periode tersebut.